PDFファイルの特徴と作成方法

PDFとは何か?その使い方とは

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会社員の間ではもはや常識のPDF

PDFとは何か?

 

PDFとはPortable Document Formatの略で、1993年にAdobe Systems社によって発表された電子文書のための共通言語です。

 

今までは、異なるOS(Windows、Macintosh、UNIXなど)やアプリケーションのバージョンが異なっていた場合、文書のやり取りが難しいとされてきました。

 

そこで、相手のコンピュータの機種や環境によらずに、文書の閲覧や印刷を可能にしたものがPDFという文書変換フォーマットです。

 

現在ではPDFはごく一般的に利用されるようになりました。会社でもよく使われており、電子文書のスタンダードとなっています。

 

PDFファイルの特徴

 

PDFファイルはフォントを埋め込むため、そのフォントが入っていないパソコンでも作成した時と同じように表示させることができます。もちろん印刷もできます。

 

文字だけでなく、画像なども含めることができ、ファイルが自動的に圧縮されるためデータサイズも小さくなるというメリットがあります。

 

ほかにも、すばやく目的のページにアクセスできたり、セキュリティー対策としてパスワードの設定、印刷の許可・不許可、テキストのコピー防止などの機能も付いています。

 

PDFファイルの作成方法

 

PDFファイルは、PDFファイル作成ソフトで誰でも簡単に作れます。

 

最も代表的なソフト(有料)には、アドビシステムズ社の「Adobe Acrobat」があります。

 

このソフトでは、ほかのアプリケーションで作成した文書をPDFに変換したり、変換後の文書に電子マーカーで書き込みも可能となり、PDFの作成・編集ができます。

 

マイクロソフト社のOffice 2007をもっていれば、Word 2007、Excel 2007、PowerPoint 2007で文書を作成した場合、そのままPDF形式に変換して保存することもできるようになっています。

 

PDF変換のフリーソフト

 

他にも無料で利用できるPDF作成ソフトが配布されているので試してみるとよいでしょう。

 

Primo PDF(プリモPDF) 日本語版

 

オフィス文書やテキストファイルなどをPDFに変換する機能をもち、仮想プリンタとしてインストールされるため、「PrimoPDF」で印刷することができます。

 

その他、PDFファイルを暗号化して、ファイルを開くときにパスワードを設定することもできます。

 

PDF Designer

 

「PDF Designer」は2種類あり、テキストファイルをPDFに変換する「PDF Designer - Text Edition 」と、画像ファイルをPDFに変換する「PDF Designer - Image Edition」があります。

 

PDFにしたいファイルを画面上にドラッグ&ドロップするだけで、自動的にPDFファイルとして表示され、それを保存するだけでPDFが作成できます。

 

PDFファイルの読み取り

 

PDFファイルを閲覧するには、Adobe Systems社のビューアである「Adobe Reader」のインストールが必要です。

 

Adobe Readerはこちらから無料でダウンロードすることができます。

 

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